進捗報告の書き方｜上司が知りたいのは「進捗率」だけではない

進捗報告の書き方｜上司が知りたいのは「進捗率」だけではない

「進捗報告に何を書けばいいのか分からない」

プロジェクトに参加していると、一度はこんな経験があるのではないでしょうか。

会社指定のテンプレートはある。
進捗率、課題、今後の予定などの欄もある。

しかし、その欄を埋めただけでは、必ずしも「良い進捗報告」にはなりません。

進捗報告で重要なのは、テンプレートを正しく埋めることではなく、読む人が状況を把握し、必要な判断や行動を取れることです。

今回は、私自身がメンバー、チームリーダー、そして管理する側を経験してきて分かった「伝わる進捗報告の考え方」を整理します。

進捗報告で最初に考えるべきこと

初めてチームリーダーになったとき、私は進捗報告をどう作ればいいのか分かりませんでした。

そこで、隣のチームリーダーに聞きました。

「進捗報告のテンプレート、あります？」

するとテンプレートを渡してくれたあと、こう言われました。

「こんなの何でもいいんだよ」

しかし、私が本当に知りたかったのはテンプレートではありませんでした。

「上司は進捗報告を見て、何を確認したいのか？」

こちらです。

そこで、上司本人に聞くことにしました。

「進捗報告では、何を確認したいですか？」

今振り返っても、これが最も確実な方法だったと思います。

進捗報告を書くときは、まず「何を書くか」ではなく、「誰が、何を知るために読むのか」から考えた方がよいのです。

進捗報告で伝えるべき5つのポイント

プロジェクトによって必要な情報は異なりますが、基本的には次の5点を押さえておくと、状況を把握しやすくなります。

特に見落とされやすいのが、⑤です。

たとえば、

「A機能の開発は80％完了しています」

だけでは、読む側は「それで私は何をすればいいの？」となります。

一方、

「A機能は80％完了。ただし外部仕様の確定が3日遅れており、このままだと来週のテスト開始に影響します。水曜日までに仕様A/Bのどちらを採用するか決定が必要です」

なら、読む側は次に何をすべきか分かります。

進捗報告は、状況説明だけでなく、次の行動につなげるための情報でもあります。

「色」「フォント」「書式」はどうでもいいのか？

私には、逆の経験もあります。

あるプロジェクトで進捗報告を提出すると、

「ここは青」
「ここは赤」
「文字はこの大きさ」

と、書式について細かく指摘されました。

当時は、

「いや、内容を見ようよ」

と思っていました。

ところが、自分が複数のチームを管理する立場になると、考えが少し変わりました。

書式も大事です。

10チームから10種類の形式で報告が上がってきたら、重要な情報を探すだけでも時間がかかります。

そこで私自身も、色やレイアウト、記載位置などについて一定のルールを設けるようになりました。

重要なのは、その目的です。

書式を統一するのは、必要な情報を素早く理解・比較できるようにするため。

書式を守ること自体が目的になってしまったら、本末転倒です。

悪い進捗報告と良い進捗報告

たとえば、こんな報告があったとします。

悪い例

開発は予定どおり進んでいます。
現在の進捗率は80％です。
引き続き開発を進めます。

間違ったことは書いてありません。

しかし、これだけでは状況がよく分かりません。

では、少し変えてみます。

良い例

開発進捗80％。計画比＋2％で予定どおりです。
残作業は結合テストと不具合対応です。
現時点で重大な課題はありません。
10月10日までに結合テストを完了予定です。

さらに問題がある場合なら、

開発進捗80％。計画比－5％です。
外部仕様の確定が3日遅れていることが原因です。
現状のままでは結合テスト開始が2日遅れる見込みです。
10月3日までに仕様A/Bの選択をお願いします。

と書けば、必要な判断まで明確になります。

同じ「進捗80％」でも、報告としての情報量はまったく違います。

進捗報告を書く前に、この質問をする

テンプレートを前にして何を書けばいいか迷ったら、いきなり欄を埋め始める必要はありません。

まず、

「この報告を読む人は、何を知りたいのだろう？」

と考えてみてください。

それでも分からなければ、上司やプロジェクトマネージャーに聞けばいいのです。

「進捗報告では、特に何を確認したいですか？」

この一言だけで、報告書の作り方がかなり変わるはずです。

テンプレートは、あくまで情報を伝えるための「器」です。

大切なのは、その中に相手が状況を理解し、次の判断や行動ができる情報が入っていることです。