資料を作っている途中で、上司からこんなことを言われた経験はないでしょうか。
「完成してなくていいから、一度見せて」
ところが作る側としては、
「まだ30％くらいしかできていない」
「こんな状態で見せたら、仕事ができないと思われそう」
「もう少しちゃんとしてから見せたい」
と思ってしまいます。
私自身、若い頃はそうでした。
しかし、プロジェクトマネージャーや管理する側を経験して、考え方が変わりました。
30％しかできていないから見せられないのではなく、30％だからこそ見せた方がいい。
資料作成や成果物レビューでは、私は「30％・70％・100％」という考え方をおすすめします。
なぜ「完成してからレビュー」では遅いのか
資料作成で怖いのは、誤字やレイアウトの乱れではありません。
もっと大きな問題は、
「そもそも方向が違っていること」
です。
例えば、顧客へのシステム提案資料を作るとします。
作成者は、
「このシステムでは○○ができます」
「こんな機能があります」
と、システムの機能を一生懸命説明するかもしれません。
ところが上司が期待していたのは、
「お客様が抱えている○○という課題を、このシステムで解決できます」
という提案だったとします。
この場合、文章やデザインをいくら磨いても問題は解決しません。
資料の視点そのものが違うからです。
完成度を30％から100％まで高めたとしても、方向が間違っていれば、その70％分の作業が手戻りになってしまいます。
実際に「ほぼ全部やり直し」になった
これは私自身が経験したことです。
若い頃、顧客向けのシステム提案資料を作ったことがあります。
上司からは、
「完成度が低くてもいいから持ってきて」
と言われていました。
しかし私は、完成度の低い資料を見せるのが嫌でした。
「こんな状態で見せたら、能力が低いと思われるのではないか」
そんな気持ちもあったと思います。
そこで、かなり完成度を上げてから上司に見せました。
ところが返ってきたのは、
「視点が違う」
という指摘でした。
私は「システムで何ができるか」を説明していました。
上司が求めていたのは「顧客の課題をどう解決するか」でした。
結果、資料はほぼ作り直しです。
この経験から学んだのは、
完成度より先に、方向を確認する必要がある
ということでした。
30％・70％・100％で確認するものを変える
では、途中でレビューするとき、何を確認すればよいのでしょうか。
ポイントは、30％、70％、100％でレビューの目的を変えることです。
| 完成度 | レビューの目的 | 主に確認すること |
|---|---|---|
| 30％ | 方向確認 | 目的、対象者、視点、構成、伝えたいこと |
| 70％ | 内容確認 | 論理、情報の過不足、説明の流れ、表現 |
| 100％ | 最終確認 | 誤字脱字、数値、レイアウト、体裁 |
30％：方向を見る
30％の段階では、資料をきれいに作る必要はありません。
PowerPointなら、タイトルと箇条書きだけでも構いません。
この段階で確認したいのは、
「誰に見せるのか」
「相手に何を理解してほしいのか」
「その結果、何を判断・行動してほしいのか」
「どんな構成で説明するのか」
といった資料の骨格です。
ここで方向が違っていれば、簡単に修正できます。
70％：中身を見る
方向性が合っていることを確認したら、内容を作り込みます。
70％では、
「説明の順番は分かりやすいか」
「根拠は十分か」
「必要な情報が抜けていないか」
「逆に、不要な情報が多すぎないか」
などを確認します。
この段階なら、ページの追加や削除、構成変更もまだ可能です。
100％：仕上げを見る
最後に確認するのが完成度です。
誤字脱字、数字、表記の統一、フォント、図表、レイアウトなどを確認します。
ここまで来て初めて、
「きれいに仕上げる」
ことが重要になります。
30％レビューは「雑な資料を見せる」ことではない
ここは誤解しやすいところです。
30％レビューとは、
何も考えていない資料を、とりあえず上司に投げることではありません。
最低限、
目的・対象者・方向性・大まかな構成
は考えておく必要があります。
細部は作っていない。
でも、考え方は見える。
これが30％レビューです。
つまり、
30％とは「思考が30％」なのではなく、「作り込みが30％」
と考えると分かりやすいでしょう。
上司側にも注意点がある
30％レビューを機能させるには、見る側にも工夫が必要です。
部下が30％の資料を持ってきたときに、
「フォントが揃っていない」
「ここの文章がおかしい」
「図がきれいじゃない」
と細部ばかり指摘すると、部下は次から完成するまで持ってこなくなります。
30％なら、30％で確認すべきことを見る。
つまり、
「この方向で残り70％を作って大丈夫か」
を判断するのがレビューする側の役割です。
手戻りを減らすのは「早く作ること」ではない
仕事の効率化というと、
「資料作成を速くする」
「AIで文章を作る」
「PowerPointを自動生成する」
といった方法に目が向きがちです。
もちろん、それらも有効です。
しかし、どれだけ高速に資料を作れるようになっても、方向が違っていたら高速で間違った資料を作るだけです。
仕事全体で考えるなら、
作業を速くすることより、間違った作業を早く止めること
の方が大きな効果を生む場合があります。
そのためのシンプルな仕組みが、
30％ → 70％ → 100％
のレビューです。
次に資料を作るとき、
「もう少し完成してから見せよう」
と思ったら、一度考えてみてください。
今確認してほしいのは、完成度でしょうか。
それとも、方向でしょうか。
方向を確認したいのであれば、
30％だからこそ、見せるタイミングです。
